Zarządzanie jakością i bezpieczeństwem informacji

Od roku 2004 wprowadzono do zarządzania Starostwem Powiatowym w Bielsku-Białej standard ISO.

Jako pierwszy wdrożono i certyfikowano w Starostwie Powiatowym system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001. Starania o uzyskanie certyfikatu jakości rozpoczęły się przede wszystkim, aby poprawić obsługę interesantów, sprawniej i szybciej odpowiadać na potrzeby mieszkańców powiatu oraz aby jakość pracy urzędu była utrzymywana na właściwym poziomie.

W roku 2008 wdrożono i certyfikowano system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO/IEC 27001. Starania o uzyskanie certyfikatu zostały podjęte jako reakcja na rozwój technologii informatycznych wspomagających realizację usług. Zaistniałe w tej dziedzinie przeobrażenia znalazły swoje odzwierciedlenie w licznych uregulowaniach prawnych. Sprostanie tym wymogom oraz właściwa reakcja na możliwe zagrożenia to elementy konieczne dla potwierdzenia należytej dbałości o bezpieczeństwo informacji.

W odpowiedzi na zachodzące w otaczającym środowisku zmiany technologiczne, prawne oraz zmiany potrzeb i oczekiwań klientów stale podnoszone są standardy jakości usług świadczonych w Starostwie Powiatowym w Bielsku-Białej. Równocześnie stosuje się rozwiązania zapewniające stosowanie właściwych technik ochrony informacji. Efekty podjętych działań gwarantują klientom urzędu należytą dbałość o ochronę ich danych oraz zapewnienie świadczenia usług bez zbędnych zakłóceń i przestojów.

Systematycznie prowadzone są również przez jednostkę certyfikującą BSI Group Polska Sp. z o.o. audyty sprawdzające, w trakcie których akredytowana jednostka potwierdza dbałość Starostwa Powiatowego w Bielsku-Białej o prawidłowe funkcjonowanie wdrożonych systemów zarządzania. Każdy dotychczasowy audyt zakończył się potwierdzeniem utrzymania posiadanych certyfikatów przez Starostwo.

Ponadto, w styczniu 2016 roku Starostwo Powiatowe w Bielsku-Białej otrzymało certyfikat CAF potwierdzający uzyskanie Poświadczenia Skutecznego Użytkownika CAF. Certyfikat został przyznany przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w wyniku pozytywnej oceny ekspertów zewnętrznych. To potwierdzenie, że urząd doskonali usługi dla mieszkańców.Model CAF (ang. Common Assesment Framework) jest uniwersalną metodą oceny, którą można zastosować w każdej jednostce sektora finansów publicznych w celu jej doskonalenia. Oprócz usystematyzowanej samooceny, metoda CAF wskazuje jak wykorzystać jej wyniki w celu doskonalenia zarządzania jednostką.

Starostwo przystąpiło do wdrożenia modelu CAF w projekcie „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” realizowanego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w partnerstwie z Małopolską Szkołą Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Udział w projekcie był bezpłatny.

Prace nad wdrożeniem modelu CAF realizowane były w roku 2015. W pierwszym etapie zespół pracowników dokonał samooceny urzędu, na podstawie której powstał plan doskonalenia. Jego realizacja potrwa do końca 2017 roku.

W drugim etapie odbył się proces poświadczenia jakości zastosowania CAF przeprowadzony przez ekspertów zewnętrznych. Starostwo Powiatowe w Bielsku-Białej przeszło ten etap pomyślnie, czego efektem jest otrzymanie Certyfikatu Poświadczenia Skutecznego Użytkownika CAF. Zachowuje on ważność przez dwa lata od daty przyznania. Wśród 77 urzędów jednostek samorządu terytorialnego, które posiadają certyfikat CAF jest jedynie 14 powiatów, w tym powiat bielski (stan na dzień 21.01.2016r.). Otrzymanie certyfikatu nie oznacza zakończenia wdrażania CAF, który ma charakter ciągły. To jedynie potwierdzenie nastawienia na proces ciągłego doskonalenia, w ramach którego urząd poprawia jakość funkcjonowania.

Efektem działań uruchomionych w ramach projektu jest ukierunkowanie urzędu na dalsze podnoszenie jakości usług publicznych realizowanych na rzecz interesantów, rozwój dostępności usług świadczonych drogą elektroniczną, usprawnienie procedur postępowania.


Iwona Jeżewska
Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania Jakością
i Bezpieczeństwem Informacji